Personaleinsatzplanung Kollaborationstool

Personaleinsatzplanung Mitarbeiter-Pool Psychiatrische Dienste Aargau. Fallstudie wie mit dem Mitarbeiter-Pool Administrationsaufwände und Kosten gesenkt werden konnten.

Ausgangslage PDAG

Die Psychiatrischen Dienste Aargau (PDAG) gestalteten mit flex26 ein internes Personal-Ersatzangebot, um Pflegestationen bei Ressourcenersatzanfragen oder Stellenvakanzen Unterstützung bieten und dem Fachkräftemangel in der Pflege mit neuen und flexiblen Arbeitsmodellen entgegenwirken zu können. Im Januar 2020 startete flex26 mit der operativen Tätigkeit und nahm innert kürzester Zeit rund 200 Dienstanfragen entgegen – Tendenz steigend.

Herausforderung PDAG

Die administrativen Anforderungen zur Bewältigung der vielen Dienstanfragen (zeitweise mehr als 10 pro Tag) erfordern eine unbürokratische und einfache Zusatzlösung, welche handgestrickte Excel-Listen sowie das Abtelefonieren von Mitarbeitendenlisten ersetzt. Durch die Minimierung der zeitaufwändigen und administrativ komplexen Aufgaben kann der Fokus auf die Kernaufgaben gelegt werden – Personalführung und Rekrutierung von Pool-Mitarbeitenden.

hospital-pool – optimale Lösung für die Herausforderungen der PDAG

Mit hospital-pool wird heute eine geeignete Personaleinsatzplanung-Webapplikation eingesetzt, welche allen beteiligten Personen jederzeit und überall einen aktuellen Einblick in die Planung bietet, ein autonomes Spiel von Angebot und Nachfrage ermöglicht und eine effiziente Kommunikation sicherstellt.

Durch den Einsatz von hospital-pool.ch werden sämtliche Informationen rund um die Einsatzplanung in Echtzeit übermittelt und damit der Planungsaufwand bei flex26 der Psychiatrischen Dienste Aargau um bis zu 30 % reduziert. Die integrierte Auslastungs-Auswertung (Einsatzjournal / Statistiken) dient zudem als erweiterte Entscheidungsgrundlage für eine strukturierte, prospektive Personaleinsatzplanung.

Datenschutz und IT-Sicherheit

Um alle Rahmenbedingungen auf IT-Ebene korrekt einzuhalten, wurde im Vorfeld eine Anbieter- Evaluation mit dem Leiter Informatik durchgeführt. Er unterstützte die Implementierung von hospital-pool.ch aufgrund der folgenden Punkte:

• Jeder Benutzer sieht nur die für ihn relevanten Daten.
• Der Zugriff auf die Webapplikation erfolgt verschlüsselt und PDAG-systemunabhängig.
• Der Server von hospital-pool.ch steht in der Schweiz.

Die Evaluation ergab, dass hospital-pool.ch alle internen Richtlinien der PDAG in Bezug auf Datenschutz und IT-Sicherheit einhält.

Übersichtlich Darstellung und einfache Bedienung

Es wird auf den ersten Blick ersichtlich, dass die Personaleinsatzplanung-Webapplikation hospital-pool.ch mit Unternehmen aus dem Gesundheitswesen (Hirslanden Klinik Aarau und dem Luzerner Kantonsspital) entwickelt wurde. Die Darstellung ist äusserst übersichtlich gestaltet und die wichtigsten Informationen sind sofort (auf jedem Gerät) ersichtlich. Die Bedienung ist logisch und intuitiv – man weiss (ohne Anleitung / Schulung) problemlos, wie die Plattform zu bedienen ist.

Performance

Die Plattform wird sehr schnell geladen und die Datenverarbeitungsgeschwindigkeit ist sehr hoch. Alle Daten sind immer in «realtime» ersichtlich. So wird sichergestellt, dass es keine Überschneidungen gibt.